榕外经贸办[2003]39号

 福州市对外贸易经济合作局

关于进一步规范公文处理的意见

局各位领导、各处室：

为进一步规范我局公文及文件格式，提高公文处理工作的质量和效率，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》，参照市政府办公厅《关于规范市政府办公厅公文处理的若干规定》，结合我局的实际，现将有关公文处理规范如下：

一、收文

公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

1、文件的登记与分办

我局收文除企业报批件由相关职能处室收件外，其他外来的正式公文一律通过办公室统一收进，登记编号。办公室文秘人员对文件进行分类登记后，当日送局主要领导批示，并按批示要求分送有关领导和处室。局主要领导、分管领导批阅过的文件退回办公室后，由文秘人员登记后及时分送有关处室。秘密文件用专用的公文文件夹传递，阅毕及时收回。

普发性文件、内部刊物、资料待局领导传阅后送各处室阅。

由各处室领收的需要领导批阅和承办的文件，参照上述办理。

2、文件的承办

各处室应建立公文办理登记制度，承办公文力求做到准确、及时、安全、规范。

处室收到领导批办件后，应指定专人负责，在规定时间内办结，并将办结结果告办公室。

3、文件的督办

办公室负责领导批办件的督办工作，每月汇总通报一次批办件办理情况。各处室要及时将文件办理情况反馈到办公室，对未能按时办结的事项及时说明。凡需反馈的公文，应由主办或牵头处室负责，按行文程序书面予以报告或回复。

文件保管、立卷归档、上交、销毁由办公室专人按规定办理。

二、发文

发文办理一般包括拟稿、审核、签发、核对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

1、行文的格式

正式公文按其组成要素划分为眉首、主体、版记三大部分。

（1）眉首部分

眉首：眉首是指置于公文首页红色反线以上的各要素。它包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

（2）主体部分

主体：置于红色反线以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。它包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识（含单一发文印章和联合行文印章）、附注等要素。

（3）版记部分

版记：是指置于主题词以下的各要素。它包括主题词、抄送、印发机关和印发时间等要素。

各处室在拟制公文时，应严格按照《国家行政机关公文格式》的要求。应特别注意：

①发文字号的序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

②单一机关制发的公文在落款上不署发文机关名称，只标识成文时间并加盖公章。

③当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

2、公文制发的程序

以本局名义制发的上行文，由有关处室经办人员起草，并填写好《公文送审签发单》（附后），由处长核稿、分管领导审核，报局长或主持工作的局领导签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，按局领导的分工由局长或分管的领导签发。文件印制前由办公室签注意见并把关。

3、行文的审核把关

公文起草、核稿、审核签发都要严格把关，要求做到观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、符合格式要求。注意把好四关：“行文关”主要审查是否需要行文，以何名义行文；“内容关”主要审查文件观点是否正确、所提措施是否切实可行；“政策关“主要审查文件内容是否符合法规及上级现行有关政策规定、是否与已颁发的文件存在政策矛盾等；“用词关”主要审查公文结构层次条理是否清晰，遣词用字是否符合文法、合乎逻辑，标点符合是否正确；“格式关”主要审查公文的文种使用、上下行文、标题、文号、主抄送单位、主题词等技术方面是否符合规范；“保密关”主要审查是否符合国家保密的有关规定，确定密级和发送范围是否适当等。

起草、签批文件必须字迹清晰、书写端正，并使用钢笔或签字笔，不得使用色笔、铅笔和圆珠笔；文件由拟文处室负责打印出清样并认真核对后送审；公文底稿有多处修改的，拟文处室要负责清稿并将原稿附后一起送审。审核人、签发人签批文件时应签署自己的具体意见、姓名和时间。

4、行文时限

（1）加快公文运转速度。各处室要按要求及时撰写起草公文，公文在本局机关运转一般要在2天内完成。特急件、急件等有时限要求的文件，要在要求时限内办毕。行文需要会稿的，一般要在2天内完成，并由拟文处室负责跟踪、办公室督办。

（2）因有关领导或工作人员出差等原因可能影响公文规定运转速度的，拟文处室应按程序请示局主要领导，并根据领导指示精神，做好文件的跟踪、落实工作。

5、公文的印制

（1）已签发的文件由办公室复核手续完备齐全方能送文印室印制。

（2）印制文件一般应在文件送交的二天内完成，急件应在标明的要求时间内印出。

6、公文的用印、分发、传递及错情登记

（1）公文印成后，需加盖印章的，送办公室加盖公章，分送传递。秘密公文要采取相应保密措施，严格登记分发手续，确保文件安全。

（2）由办公室负责建立改错情登记制度。凡已发公文存在印刷或内容等差错的，应及时收回实行错情登记，重大事项须报告局领导。

7、公文的立卷、归档

公文办理结束后，底稿必须及时移送档案室归档、立卷，对没有存档价值的公文，应交办公室统一定期销毁。

三、公文办理落实情况的反馈

1、省委、省政府以及市委、市政府重要来文的贯彻执行情况，按领导批示有关业务处室及时反馈并抄送办公室一份，以便督查通报。

2、领导批示件的办理情况，相关业务处室负责反馈，并向办公室提供有关情况，办公室负责汇总上报。

3、人大代表意见、建议和政协提案的办理落实情况，经领导审批后，由相关业务处室负责按统一格式按时反馈。

附件：福州市对外贸易经济合作局公文送审签发单

二ＯＯ三年五月九日